功能

• 发文拟稿：可以根据各单位发文稿纸的特色自定义稿纸，保证与纸质公文的一致性。拟稿人在表单中填入相应信息，挂载相应正文和附件即可轻松实现电子拟稿。拟稿时，拟稿人、主题词可自动生成，主送、抄送单位自由选择，拟稿部门、密级程度下拉选择。（不同类别发文选择）
• 部门领导审核：部门负责人快速签批意见后，可以否决发文或退回拟稿人修改，也可以直接修改正文，修改过程系统自动记录修改痕迹，表单上自动生成批示人姓名、批示的时间。
• 文书处理：文书处理是个中转节点，文书接收到部门负责人发来的文件后，根据文件的情况将报送办公室主任审核、部门会签或者领导审批。
• 办公室主任审核：部门负责人审核后的文档送到办公室主任，办公室主任接收到文件后在主任批示一栏中签批意见，根据文件的性质和重要程度，报送分管领导签发，需要其他部门会签的可以由文书报送其他部门会签。
• 相关部门会签：文件需要会签时，发送到会签部门，通过多人签批功能，各个部门根据文件情况形成会签意见签入表单，这是领导批准文件的重要依据，系统保留每次修改的痕迹以及修改人的修改时间、姓名等信息，并自动生成一个新版本的文件，以供备查。
• 领导签发：领导处理时，有单独的领导意见录入框，领导可以签批相关意见，并可以直接打开文件浏览文件内容，确认无误后可以用快速签批、电子签名、手写板签名等方式签发文件。签名可以单独设置密码，签名时自动附上签名时间，保证签名的安全性。
• 编号排版：文件在领导签发完成之后，由文书对文档进行编号，对正文进行插入红头、排版、清稿以形成正式文件，同时可以对文件加盖电子签章，根据不同文件类型，加盖不同的电子印章，印章可以保证文件内容不被修改，采用PKI技术保证了文件的可靠性和安全性。
• 文件校对：在生成正式文件前，对公文进行最后一次的校稿。拟文部门可对文件进行校稿，并可随时调阅文件审批过程中的任何一个版本的文件进行对比。
• 分发文件：①拟稿人对形成的正式文件进行分发，可以分发给相关部门相关人员进行阅办，收文人点击即可查看文件。如果其他部门或单位没有应用办公系统，可直接打印纸质文件进行文件分发。 ②应用公文交换系统，发文还可以直接转成各个部门内部收文或传阅流程。如果是集团公司，对同样应用了我们公文系统的子公司可以直接转换成他们的收文流程，加强文件收发管理。
• 自动归档：文件办理结束后，文件原件、表单、附件、批阅记录一并存入档案系统中，管理员或者有权限的人员可以随时调阅资料。没有权限查看的人员需要查阅资料可以借阅档案，由管理员审批通过后即可查看资料。

资源

华炎HotDM公文管理系统产品白皮书

描述

• 电子签章：根据不同文件类型，加盖不同的电子印章。形成的正式文件，为了保证文件内容的安全性和完整性，可以对文件加盖电子印章。印章可以保证文件内容不被修改，采用PKI技术保证了文件的可靠性和安全性。 历史版本：发文在办理的过程中，文件中被修改的地方用不同颜色标示改稿痕迹、修改时间和修改人并相应形成新版本。 公文转接：公司发文可自动转接到收文，文件标题、文号、来文单位、页数等字段自动对应。 自动流转：基于角色的发文流程使文件可以自动判断下一步的处理人，使操作更加简单、方便。 多人签批：支持多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可即生效，主办、协办等多种流转方式。 正文模板：根据发文单规定的字体、大小、版式预置入系统，省去了排版的大量工作，发文的时候根据需要直接选择套用的模板。 主题词：根据文件标题关键字或内容，生成关联主题词。 流程跟踪：对选择关注的流程可跟踪、催办，保证文件动态及时掌握。 个性化批阅：系统支持领导手写板批示、领导签名批示等个性化批示功能。 审批记录：具有批文痕迹自动记录功能，系统自动记录用户批文的状态、时间及修改的内容。 来文提醒统计：来文声音提醒、系统短信提醒、手机短信提醒，待办文件数量统计。 文件自动编号：根据文件标头不同自动生成不同的文件编号。 报表统计：可以按月、季度、年统计办文总数，已办、待办文件一目了然，工作清晰明了；报表可以生成EXCEL文件并导出。 全文检索：可以按照文件处理状态、文件标题、文件类型、文件字号、发文部门、来文单位、督办分类等进行查询，并提供全文检索功能