功能

• 来文登记：①登记公文的属性及文件信息；对纸质文件可以直接连续扫描录入，并转换成PDF格式文件，以附件形式保存电子公文，或自动连接到扫描仪生成公文的电子文件。收文日期自动生成。 ②对于从本系统发文直接转接过来的文件，实现自动拟稿功能，文件标题、来文单位、文件日期等字段自动拟写。
• 办公室主任拟办：经审核，报送办公室主任提出拟办意见，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合的公文，经办公室主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。办公室主任阅示文件后在办公室意见一栏中批入拟办意见，流程可以根据角色设置自动流转到文书处理。
• 文书处理：办公室主任审核后，交由文书处理，文书通过主任批示意见可送领导批阅、主办部门办理、协办部门办理。
• 领导批阅：可根据文件情况，形成阅示意见。交哪些部门主办，哪些部门协办。支持电子签名、手写签批，可在线修改批阅文件，领导可查看流程中所有步骤的处理过程和处理意见。
• 主办部门办理：文件传送到主办部门，主办部门根据文件的情况办理，办理结果签入意见栏。如果办理结果较多，可以附件形式上传办理结果，主办部门办理后文件自动流转到文书处理。
• 协办部门办理：文书将文件发送到协办部门，协办部门处理后形成协办结果，如果办理结果较多，可以附件形式上传办理结果，完成之后文件自动回到文书处理。
• 文件传阅：传阅功能是个不受流程步骤限制，方便高效的人性化实用功能。通过传阅功能可以把流程文件传阅给其他部门其他人阅办，接收到传阅的流程文件的人可以继承传阅人的对流程的操作权限，可以对流程文件进行阅办，然后他也可以继续传阅给他人。对传阅记录在历史步骤中有详细记载，管理员和观察员可以随时查看文件的办理情况。传阅可以点对点、点对面、面对面文件传阅。
• 文件归档：文件办理结束后动存入档案系统中，文件原件、附件、批阅记录一并存入，管理员或者有权限的人员可以随时调阅资料。没有权限查看的人员需要查阅资料可以借阅档案，由管理员审批通过后即可查看资料。

资源

华炎HotDM公文管理系统产品白皮书

描述

• 个性化批阅：系统支持领导手写板批示、领导签名批示等个性化批示功能，既增加了签名的严肃信又使电子审批单更形象。 多部门协作办理：收文可以多个部门协作办理。 缓急程度：对缓急程度、密级、文件分类、来文单位等有一定规律的栏目(字段)，做到可选，避免用户多次重复输入。选择不同缓急程度，文件不同颜色标示 来文提醒统计：来文声音提醒、系统短信提醒、手机短信提醒，并对待办文件数进行统计。 文件传阅：流程中的文件可以传阅给相关人员查看，增加了流程的灵活性。 阅文记录：记录用户阅文的状态和时间。 自定义批示意见：可以在系统中自定义常用的批示意见，方便在批示文件时直接调用，以达到快捷批示文件目的。 支持多种类型文件：支持word、pdf、jpg等多种形式的文档格式。 报表统计：可以按月、季度、年统计办文总数，已办、待办文件一目了然，工作清晰明了；报表可以生成EXCEL文件并导出。 全文检索：可以按照文件处理状态、文件标题、文件类型、文件字号、发文部门、来文单位、督办分类等进行查询，并提供全文检索功能。